Ministarstvo kulture i medija je donijelo Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva a njime se uređuju uvjeti i način stvaranja, čuvanja i zaštite, obrade, vrednovanja, odabiranja, pretvorbe, korištenja i izlučivanja dokumentarnog gradiva, predaja arhivskog gradiva nadležnom arhivu te propisana stručna osposobljenost za obavljanje poslova u upravljanju dokumentarnim gradivom.
Tijela javne vlasti kao i pravne osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužne su u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika uskladiti svoje opće akte, kojima se uređuju pitanja od značenja za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom, s odredbama Pravilnika.
Provodimo Projekt izrade i usklade općih akata, kojima se uređuju pitanja od značenja za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom:
• analiza važećih općih akata;
• analiza informacijskog sustava za upravljanje gradivom (sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu stvaratelja moraju se nalaziti u uređenom informacijskom sustavu);
• identifikacija informacijskog sustava, informacijskih objekata i postupaka (dokumentacija informacijskog sustava kojim se obavlja pretvorba gradiva u digitalni oblik mora sadržavati podatke o softveru i hardveru koji se koriste, informacijskim objektima koji nastaju ili se obrađuju u postupku pretvorbe, detaljnu specifikaciju postupka pretvorbe te mrežnu infrastrukturu);
• izrada Pravila o upravljanju dokumentarnim gradivom;
• izrada Popisa gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva;
• stručna i savjetodavna podrška u postupku ocjene sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva do izdavanja potvrde o usklađenosti od strane Hrvatskog državnog arhiva.